Legal Design: тренд или будущее юридических документов?

Фото: freepik.com

Сделать юридические документы понятными и эффективными — задача, над которой специалисты активно работают уже несколько лет. Особенности и важность Legal Design мы обсудили с управляющим партнером компании «Симплоер» Антоном Вашкевичем.

Об авторе:

Антон является автором книг о смарт-контрактах и машиночитаемом праве, юристом с 18-летним стажем. Его команда запустила важный проект — SimpleNDA. Это унифицированное соглашение о конфиденциальности для всего рынка.

Что такое Legal Design? Для чего он нужен?

Legal Design все понимают по-разному. Слово «дизайн» некоторых людей сбивает. Для кого-то оно ассоциируется с весёлыми цветами, картинками и прочим украшательством. В реальности, лигал-дизайн предполагает намного более глубокую работу по реинжинирингу документов. Он нужен для решения 5 основных бизнес-задач:

1. Скорость работы с документами. Важно, чтобы их можно быть быстро читать, заполнять, проверять и согласовывать.

2. Точность. Необходимо, чтобы при работе с документами возникало меньше ошибок.

3. Экономия. Работу с документами можно сделать дешевле, чтобы бизнес мог экономить и на ресурсах, и на упущенной выгоде из-за лишнего времени, потраченного на непродуктивные согласования.

4. Удобство. Документы должны перестать быть безобразными стенами текста. Они должны быть качественным юридическим продуктом, с которым приятно работать.

5. Масштабируемость. Документооборот должен проектироваться на вырост. Чтобы его было быстрее автоматизировать и обновлять. И чтобы ядро документооборота могло прослужить не 2–3 года до следующего подхода к полному пересмотру форм, а лет 10–15.

То есть вы составляете документы так, чтобы их совсем не приходилось менять?

Актуализация документов — естественная часть их жизненного цикла. Мы делаем так, чтобы обновление документов было простым и не превращалось каждый раз в полноценный проект. Например, когда внезапно вырос НДС, всем компаниям пришлось обновлять свои формы. Причём не в одном-двух местах поправить ставку, а перелопачивать каждую из сотен форм целиком, потому что никогда не знаешь, поедет ли логика, если какой-то пункт поменяется. Плохо спроектированный документооборот в принципе не готов ни к быстрой реакции на изменения законодательства, практики или бизнеса, ни к увеличению своего объёма. В чём-то он похож на софт. Можно программу написать на коленке, и ближайшие задачи она закроет. Но как только придут тысячи пользователей, когда платформа начинает расти, все начинает сыпаться. Тогда приходится переделывать архитектуру заново и снова и снова рефакторить код.

Поэтому документооборот нужно продумывать сразу на вырост.

Почему сложилась такая тенденция, что юридические документы всегда сложные и непонятные? Это делается специально?

Это не специально.

Я думаю, по-другому они просто не умеют. Сложно писать хорошо структурированные документы человеческим языком, когда ты живёшь в окружении тяжело написанных законов, слабо подготовленных решений, тебя в университете учат разговаривать изжившим себя клише. Поэтому многие искренне считают, что пишут великолепно.

Плюс часто юристам нет дела до читателя документов. Документы пишутся только под гипотетический суд, остальные сценарии использования документа юристов не очень волнуют. Чтобы написать документ яснее и лаконичнее, нужно намного больше сил и таланта, чем для документа-свалки.

Как вам пришла в голову идея менять систему?

Я занимался лигал-дизайном еще до того, как он стал так называться. В 2008 году, когда работал в финской юридической фирме, я сделал первый гайдлайн, как нормально писать документы.

Потом чуть позже был этап, когда я возглавил юридический департамент. Одной из задач была стандартизация и приведение в порядок документооборота всего холдинга, а это десятки компаний. В таких условиях не получится просто сесть и потихонечку делать шаблоны. В таких индустриальных объемах стандартизации документов пришлось находить совсем иной подход и решать уже не юридические, а инженерные задачи. Так на практике начала появляться новая методология реинжиниринга документооборота.

Я всегда любил такие задачи, поэтому решил, чтобы было бы круто заниматься именно работой по улучшению эффективности юридической работы. С этой идеей я уходил с позиции главы юрдепа в свой «Симплоер».

А как сегодня выглядит рынок Legal Design в России?

Недавно на одном из форумов обсуждали вопрос о том, можно ли зарабатывать лигал-дизайном. Наша команда подтверждает, что можно.

Спрос на качественный лигал-дизайн есть. Предложений не так много. Мы с 2014 года раскачиваем тему, тогда начали популяризировать словосочетание “Legal Design”. Поэтому с интересом следим за теми, кто в этой области себя начинает проявлять.

Часть услуг предлагают обычные юрфирмы. Основной источник их выручки идёт от юридических услуг, лигал-дизайн, скорее, используют для расширения предложения услуг и дополнительного позиционирования фирмы. Среди проектов этого сегмента есть и сугубо практические примеры работ, в которых договоры переписываются более понятным языком; так и чисто маркетинговые кейсы, где задача удивить публику яркими цветами и комиксами.

По-настоящему хорошие примеры юридического дизайна можно увидеть в судебных документах. Коллеги глубоко разбирают сложные кейсы и с помощью хорошо структурированного текста и профессиональной графики делают логику своей позиции максимально ясной, чтобы судья быстрее проникся идеей.

Мы пошли по другому пути. Несколько лет назад мы отказались от юридических услуг, чтобы сфокусироваться исключительно на юридической эффективности: лигал-дизайне, лигал-техе, трансформации юридической функции и оптимизации юридических процессов. Пока что «Симплоер» — единственная команда с такой глубокой специализацией.

Один момент, который замечаем, — рынок медленно, но взрослеет. Всё реже задача лигал-дизайна удивить на конференциях, всё чаще — помочь бизнесу экономить время и деньги.

Legal Design основывается на инфостиле?

Инфостиль и читаемые тексты — это только небольшая часть лигал-дизайна. Настоящий лигал-дизайн, особенно в сфере B2B с высоконагруженным документооборотом — это большая инженерная работа. Она включает в себя улучшение архитектуры регулирования (когда один и тот же эффект достигается не ста документами, а пятью или вообще двумя), новый подход к структуре документов (когда любой текст становится легко найти), идеальный дизайн и профессиональная вёрстка (когда большими документами легко и приятно пользоваться, причём не только юристам, но и бизнесу).

Как Legal Design помогает в жизни? Пользуются ли им обычные люди?

Качественный лигал-дизайн — это недешевое удовольствие. Однако оно быстро окупается, и бизнес всегда видит эффект. Во-первых, ускоряется работа — документы быстрее заполняются, проверяются и согласуются. От контрагентов документы возвращаются быстрее и с меньшим количеством правок. Мы проводили опросы, и один из наших клиентов сказал, что у них согласование договора ускорилось в 4 раза с новыми формами. Это особенно ощутимо там, где договоры согласуются тысячами.

Во-вторых, с документами удобнее работать: в них меньше допускают ошибок, их легко читать, их просто приятно держать в руках. В-третьих, настоящий лигал-дизайн помогает дешевле масштабировать документооборот: становится легче обновлять регулирование, не вычитывая сотни шаблонов; шаблоны не нужно полностью перерабатывать каждые 2–3 года.

Эффект есть и во внутренних актах (например, положениях и политиках). Люди наконец начинают понимать, что написано в документе и что от них реально хотят.

Лигал-дизайн даёт хороший результат и для правоотношений B2C. Например, когда пользовательские правила и кредитные договоры начинают писать по-человечески, их начинает понимать обычный потребитель. И клиент в этом видит уважение компании.

Нужно ли каждому юристу обладать навыками Legal Design? Как этому научиться?

Сейчас есть спрос на два набора компетенций.

Первый — общее понимание, как делать приличные документы, писать ясные консультации, избегать основных проблем, которые возникают с документами. Такие навыки становятся обязательными для любых инхаус-юристов, претендующих на карьерный рост. Юристы, которые этого не понимают, медленно растут и тянут общий уровень команды вниз.

Этим навыкам можно научиться. Есть ряд бесплатных источников ценной информации о лигал-дизайне (в том числе, и наш Telegram-канал). Есть курсы, посвящённые как улучшению юридической техники, так и пониманию B2B-лигал-дизайна для серьёзного документооборота. Всё это даёт возможность хорошо прокачаться, насмотреться на хорошие примеры, выработать вкус и начать применять всё это в своей работе.

Второй набор компетенций, на который есть спрос бизнеса, — это особый опыт в области профессионального лигал-дизайна таких внешних команд, как мы. Его основная ценность в глубине проработки вопросов, практических и оттестированных подходах к решению задач и десятках выполненных больших проектов. Этот опыт становится отдельной отраслью знаний и оформляется в самостоятельную профессию лигал-дизайнера.

Есть ли нехватка таких специалистов на рынке?

Качественных специалистов мало. Причём как среди линейных инхаус-юристов, так и консультантов. Спрос на них есть.

Эксперты Moscow Digital School разработали курс «Legal Design: создаем эффективные документы», который дает юристам все необходимые навыки по грамотному оформлению документов. Кстати, Антон Вашкевич является преподавателем этого курса. По словам Антона, на обучении юристы смогут научиться быстро составлять красивые и эффективные документы, которые будут лучше восприниматься клиентами.

Что самое сложное при реализации проектов по Legal Design?

Самое сложное — это управление изменениями. Люди по своей природе не любят меняться и боятся этого. Любая оптимизация — это всегда изменение привычного. Всегда на любом проекте с самого начала идет сопротивление. Важно уметь управлять этим.

Есть определенный набор приемов. Мы привлекаем все подразделения в работу с самого начала, чтобы было единое понимание целей. Всегда подробно объясняем, зачем это нужно. Исключительно важна роль лидера со стороны заказчика, этот человек понимает ценность изменений для бизнеса и умеет быть одновременно дипломатичным и настойчивым в проектной работе.

Можете рассказать о публичных кейсах из своей практики?

Недавно делали инжиниринг кредитно-обеспечительной документации. Это сложные правоотношения. Кредитование, большой банк, большие клиенты, по одному договору проходит по несколько миллиардов рублей. Применили революционную конвейерную архитектуру документооборота, которая способна экономить до нескольких недель на подготовке и внутреннем согласовании документов. Сами документы стали удобными, хорошо структурированными и кристально ясными для читателей.

Есть еще один знаковый кейс. Это наш проект SimpleNDA по созданию унифицированного соглашения о конфиденциальности для всего рынка.

Идея со стандартизацией выйти за пределы одной компании появилась давно. Соглашение о конфиденциальности показалось отличным материалом. С одной стороны, это очень прямолинейные правоотношения. С другой стороны, все страдают: юристы тратят уйму времени на согласование, обмениваются километровыми правками, бизнес наблюдает за бурной деятельностью, но не может начать работу.

Мы решили это изменить и создать документ, который был бы одновременно надёжным, простым в работе, и ему доверял рынок.

Для этого мы объединили нашу экспертизу с практическим опытом 26 юридических департаментов успешных компаний, а также привлекли двух уважаемых экспертов по конфиденциальности и защите информации. С такими участниками мы получили качественную информацию, какие проблемы возникают на практике при работе с обычными NDA, проверили массу сценариев, прошерстили судебную практику. Провели кучу встреч и ещё больше согласований — и в итоге утвердили финальный вариант, который устроил всех участников проекта.

Кроме того, что документ получился надёжным и сбалансированным, команде «Симплоера» удалось уместить 10–15 страниц — в две без потери смысла. С лаконичным текстом и отличной вёрсткой.

SimpleNDA начинает активно использоваться. Например, сейчас внедряется в ряде компаний, таких как AliExpress и Lamoda. Юридические фирмы тоже его используют. Seamless Legal — первая из них, новые подключаются к проекту. Мы очень воодушевлены результатом.

Каким вы видите будущее Legal Design в России?

Рынок продолжит расти, потому что особенно сейчас все будут искать способы оптимизировать и повышать эффективность документооборота, чтобы он был устойчивым в перспективе. Поменяется функция дизайна. Одно время он был как диковинный зверь, которого выставляли напоказ на конференциях. Сейчас стоит задача не удивлять, а экономить. Все безумия с картинками, договоры-комиксы останутся в статьях и блогах. А заказывать будут настоящий лигал-дизайн — с профессиональным реинжинирингом документооборота.

И умение создавать качественные документы — это больше не опция, а новое минимальное требование любой серьёзной команды.

Если вы хотите создавать эффективные документы, приходите на наш курс.