Визирование документов: что означает виза юриста на приказе и как правильно визировать документы
Визирование документов как часть корпоративного документооборота обеспечивает правовую чистоту и соответствие внутренним и внешним нормативным требованиям. Одной из ключевых ролей в этом процессе играет виза юриста, особенно на приказах и договорах. Что же представляет собой этот штамп или подпись, и почему это так важно? Разберем, какие функции выполняет виза юриста и как правильно организовать процесс визирования в компании.
Чтобы не пропустить новые материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш Телеграм-канал.
Что такое визирование документов?
Визирование — это процесс предварительного согласования документа уполномоченным лицом или несколькими сотрудниками компании. Каждый визирующий оставляет свою отметку (как правило, подпись и дату) на документе, тем самым подтверждая, что он проверен и согласован с его стороны. Этот процесс необходим для проверки документа на предмет соответствия установленным требованиям, точности изложенной информации, а также оценки возможных рисков.
Виза юриста важна для приказов и других документов, так как в процессе визирования специалист выполняет контроль за правовой стороной документа. Его задача — проверить текст на соответствие законодательству, внутренним регламентам компании и исключить возможные юридические риски. Без визы юриста документ может быть признан недействительным или привести к спорным ситуациям.
Виза юриста на приказе: что это означает?
Виза юриста на документах подтверждает, что содержание прошло юридическую проверку. На договорах виза юриста необходима для исключения несоответствий, которые могут привести к юридическим рискам, например, штрафам, невыгодным условиям или судебным разбирательствам. Закон не устанавливает, какие конкретно документы необходимо согласовывать и утверждать. У каждой компании свои правила и инструкция по документообороту, которые декларирует работодатель.
Примеры ситуаций, когда виза может быть обязательна:
кадровые приказы: назначение, увольнение, изменение условий труда;
финансовые документы: приказы о выплатах премий, командировках или изменении бюджетов;
договоры: поставки, аренда, услуги, контракты с партнерами.
Отличие между визированием и подписанием документов
Визирование и подписание — это два разных этапа работы с документами в корпоративном документообороте.
Визирование — это процесс предварительного согласования документа. Во время этого этапа документ проверяется уполномоченными сотрудниками (например, юристами, бухгалтерами, руководителями подразделений) на предмет соответствия их зоне ответственности. Каждый визирующий оставляет отметку (визу) в виде подписи. Главная задача визирования — проверить документ перед окончательным утверждением.
Подписание — это завершающий этап. Подпись ставит лицо, ответственное за окончательное утверждение документа. Чаще всего это директор, генеральный директор или другой уполномоченный сотрудник компании. Подпись придает документу юридическую силу и запускает его в действие.
Таким образом, визирование — это проверка, а подписание — утверждение.
Когда документ считается завизированным и какие последствия имеет виза?
Документ считается завизированным, если:
все необходимые уполномоченные лица оставили свои визы;
каждая виза соответствует своей зоне ответственности (например, юрист проверил правовую сторону, бухгалтер — финансовую);
документ полностью согласован внутри компании и готов для подписания.
Последствия визы
Она подтверждает, что документ прошел проверку и согласован визирующим лицом.
Фиксирует ответственность проверяющего за ту часть документа, за которую он отвечает. Например, если юрист поставил визу, он подтверждает, что документ соответствует законам.
Без визы документ не может быть подписан. Если отсутствует хотя бы одна из необходимых виз, это может привести к отказу от утверждения документа, необходимости внесения исправлений или даже к юридическим рискам.
Пример Представим, что компания готовит договор аренды. Перед подписанием генеральным директором документ должен быть завизирован юристом (правовая проверка), бухгалтером (финансовая оценка условий) и руководителем отдела, который отвечает за арендуемое имущество. Только после получения всех виз документ направляется на подпись.
Порядок визирования документов в организации
Этот процесс регламентируется внутренними нормативными актами организации и охватывает несколько этапов. Рассмотрим, как осуществляется визирование и кто принимает участие в этом процессе.
Основные этапы визирования документов
Подготовка документа. Составитель разрабатывает проект документа, который отражает цели, задачи или регламентируемые действия. Этот этап включает предварительное изучение требований и формирование содержания.
Определение круга согласующих лиц. Список сотрудников, участвующих в визировании, определяется исходя из содержания документа. В процесс включаются:
руководитель подразделения, где создан документ;
представители подразделений, затрагиваемых содержанием;
специалисты финансовой и юридической служб.
Проставление виз. Каждый визирующий проверяет документ в пределах своей компетенции:
юрист — на соответствие законодательству;
бухгалтер — на соответствие финансовым нормам;
руководители подразделений — на согласованность с их направлениями работы.
Виза может проставляться на лицевой стороне, на обороте последнего листа или на отдельном листе согласования.
Рассмотрение замечаний. Если участники процесса согласования выявляют ошибки или имеют замечания, они фиксируют их в виде подписи с указанием:
«С замечаниями по пункту...»
«Замечания прилагаются».
Документ возвращается составителю для доработки.
Доработка и повторное согласование. Исполнитель вносит исправления и отправляет документ на повторное визирование, если изменения значительны.
Утверждение документа. Завизированный документ передается руководителю компании или иному уполномоченному лицу для подписания.
Помимо юриста есть иные сотрудники, которые визируют приказы и другие внутренние документы компании.
Составителем документа может быть сотрудник отдела, в рамках работы которого разрабатывается документ.
Руководитель подразделения. Он подтверждает, что документ соответствует задачам и целям подразделения.
Финансовая служба или бухгалтерия отвечает за финансовые аспекты документа, такие как затраты или бюджет.
Руководители смежных подразделений участвуют, если содержание документа влияет на их деятельность.
Как правильно визировать документы?
Порядок и правила визирования в организациях:
Составление регламента визирования Порядок визирования закрепляется в нормативных документах организации, таких как инструкция по делопроизводству или регламент работы коллегиального органа.
Последовательность согласования Документ перемещается от составителя к визирующим с более низкого уровня управления к более высокому, например:
Составитель → Руководитель отдела → Финансовая служба → Юридическая служба → Руководитель организации.
Использование электронного документооборота (при наличии) В современных организациях визирование может осуществляться в электронных системах с помощью электронной подписи.
Как завизировать документ: пошаговая инструкция
Важно учитывать не только этапнсть визирования, но и правильное оформление.
Где ставится виза на документах
Местоположение визы зависит от того, будет ли документ направлен за пределы организации или останется в ней:
Документы, направляемые за пределы организации: виза ставится ниже подписи или на левом поле последнего листа копии, которая останется в организации.
Внутренние документы: виза размещается на оборотной стороне последнего листа подлинника или на отдельном листе согласования.
Что должна содержать виза
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, виза включает:
должность визирующего лица — указывает, кто именно согласовывает документ;
подпись — свидетельствует о принятии или отклонении документа;
расшифровка подписи — включает инициалы и фамилию визирующего;
дата визирования — фиксирует момент согласования.
Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), согласование может проходить в электронной форме. В этом случае:
печатается лист согласования из программы и прикладывается к документу;
для промежуточного согласования могут использоваться офисные программы или мессенджеры.
Однако на финальном варианте документа подписи визирующих лиц обязательно должны быть нанесены.
Кто визирует документы
Внешнее визирование: согласование с внешними организациями, например, вышестоящими органами или партнерами.
Внутреннее визирование: согласование с подразделениями или сотрудниками, чья деятельность связана с реализацией документа. Например, с юридическим отделом.
Примеры визирования
Визирование приказов и договоров
Для приказов виза должна включать должность, подпись и дату. Если есть замечания, их следует приложить отдельно.
При внешнем согласовании используется гриф «СОГЛАСОВАНО», который ставится на лицевой стороне подлинника или на отдельном листе согласования.
Визирование служебных записок, заявлений и других документов
Внутреннее согласование может быть оформлено как виза, расположенная на обороте последнего листа, так и на листе согласования.
Виза на заявлениях часто ставится руководителем подразделения или уполномоченным лицом.
Особенности визирования различных типов документов
Для документов, подлежащих внешнему согласованию, визирование осуществляется с учетом грифов согласования.
Полистное визирование рекомендуется для защиты от подмены отдельных листов.
Если изменения вносятся в проект документа, повторное визирование требуется только при существенных правках.
Примеры оформления
Пример визы приказа: «Начальник отдела кадров Петров И.И. (подпись), дата».
Пример листа согласования: Лист согласования с указанием должностей, подписей и замечаний.
Виза на документе: как она влияет на юридическую силу?
Визирование считается завершенным, когда:
все участники процесса поставили свои визы (подписи или отметки в СЭД);
финальная версия документа включает все согласованные правки и дополнения;
лист согласования прикреплен к документу (в бумажной или электронной форме).
Правовые последствия визирования или отсутствия визы
Визирование подтверждает согласие с содержанием документа. Поэтому после подписания участники процесса начинают нести ответственность за содержание документа, и документ приобретает внутреннюю юридическую силу в компании.
Отсутствие визирования увеличивает риск признания действий недобросовестными или незаконными, а также может стать основанием для применения санкций, как административных, так и гражданско-правовых.
Разберем на примере Постановления № А82-2974/17 от 07.09.2017 АС Ярославской области
Антимонопольный орган оспаривал действия общества, связанные с заключением договора оказания услуг по охране имущества. Однако суд обратил внимание на реестр визирования, в котором был зафиксирован порядок согласования договора структурными подразделениями, включая указание сотрудников, причастных к визированию.
Правовые последствия визирования
Защита общества от обвинений в административном правонарушении: наличие реестра визирования доказало, что договор прошел все необходимые этапы согласования, что подтвердило добросовестность действий общества.
Подтверждение прозрачности и соблюдения процедур: суд отметил, что процесс визирования включал проверку целесообразности заключения договора, выбора поставщика и акцепта счета. Это свидетельствовало о соблюдении стандартов корпоративного управления.
Последствия отсутствия визирования
Если бы реестр визирования отсутствовал, общество могло бы быть признано виновным в нарушении, так как не было бы доказательств соблюдения процедуры согласования.
Отсутствие документации, подтверждающей внутреннее согласование, усилило бы позицию антимонопольного органа и увеличило риск штрафных санкций.
Советы по правильному визированию документов
Чтобы вы ничего не упустили, мы предлагаем обратить внимание на следующие рекомендации, которые помогут организовать процесс визирования эффективно.
Определите ответственных лиц и их роли Назначьте специалистов, компетентных в правовых, финансовых и организационных аспектах, и закрепите за каждым документом конкретных сотрудников. Исключите дублирование функций, чтобы избежать путаницы.
Установите порядок и сроки визирования Закрепите процесс в регламенте компании, установив четкие сроки для каждого этапа. Например, договора с контрагентами должны визироваться за 2 дня до подписания. Для проверки соблюдения последовательности используйте чек-листы.
Применяйте электронные системы документооборота (ЭДО) Автоматизируйте процесс согласования с помощью ЭДО, чтобы сократить время за счет маршрутизации, уведомлений и возможности отслеживания этапов визирования.
Оптимизируйте процесс визирования
Используйте стандартизированные шаблоны документов.
Исключите согласование «для галочки» — визируйте только у необходимых сотрудников.
Для срочных документов предусмотрите ускоренное согласование и автоматические напоминания.
Обеспечьте обучение сотрудников Регулярно проводите тренинги по процедурам визирования и ознакомьте сотрудников с актуальными требованиями законодательства.
Документируйте каждое действие Фиксируйте визы сотрудников как на бумаге, так и в электронной системе, чтобы избежать спорных ситуаций.
Не забудьте про:
юридическую обоснованность текста;
указание сроков исполнения и даты вступления приказа в силу;
четкость формулировок и соответствие внутренним регламентам;
согласование приказа с заинтересованными сторонами.
Заключение: важность визирования документов в документообороте
Правильное визирование документов — это ключевой элемент, который обеспечивает не только юридическую безопасность, но и способствует эффективному функционированию компании. Во-первых, визирование служит гарантией правовой защищенности: оно подтверждает, что документ прошел проверку на соответствие законодательству, что снижает риски возникновения споров и санкций. Во-вторых, это важный инструмент для укрепления внутреннего контроля: процесс визирования помогает выявить ошибки и несоответствия на самых ранних этапах, что предотвращает их распространение. В-третьих, визирование обеспечивает прозрачность процессов внутри компании, фиксируя ответственность сотрудников на каждом этапе работы с документом. Кроме того, компании, которые соблюдают четкий порядок согласования, повышают доверие партнеров и сотрудников, демонстрируя свою надежность и способность к профессиональному управлению.
Если вы хотите подробнее разобраться в правовом регулировании, приходите на курсы Moscow Digital School. Мы предлагаем разные программы, чтобы вы смогли выбрать ту самую область, где хотите развиваться.
Например, курс «Юрист в сфере IT» поможет специалистам разобраться в правовых вопросах, которые связаны с информационными технологиями, и научит работать с юридическими документами, согласно требованиям цифрового законодательства. Знания, полученные на курсе, окажутся полезными для эффективного визирования документов, связанных с IT-сферой.
Или вы можете пройти курс «Юрист в M&A». Специалист в этой области должен тщательно следить за юридической стороной сделок, в том числе визированием договоров и других документов, поэтому на курсе наши эксперты расскажут, как это делать и помогут вам повысить правовую защищенность бизнеса.
